Digitale Archivierung
Die häufigste Frage ist natürlich: Warum sollte man sich ein digitales Archiv System zulegen?
Ein Dokumenten Management System, kurz DMS, bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber
der bisher üblichen Papier Archivierung. Die wichtigsten Punkte, die für ein DMS sprechen,
finden Sie in den folgenden Absätzen.
- Zeitersparnis
Kennen Sie das auch, dass man ganze Berge von Ordnern nach einer bestimmten Rechnung
durchsucht? Sich darüber ärgert, dass das Lieferanten Angebot im falschen Projekt
abgelegt wurde oder man erst ins Archiv gehen muss, um einen alten Vorgang zu finden?
All diese Punkte sind mit einem digitalem Archiv System kein Problem mehr. Die in
das Archiv eingepflegten Dokumente, egal ob eingescannte Rechnung oder gespeicherte
PDF Datei, werden in einer Datenbank gespeichert. Durch die Datenbank lässt sich nun
jedes Dokument, mit nur wenigen Suchworten, wieder finden. Zusätzlich sortiert das DMS
die Dokumente nach vorgegebenen Kriterien, so dass z.B. alle Dokumente eines Lieferanten
in einem Ordner des DMS abgelegt werden. Dadurch ist eine strukturierte und automatisierte
Ablage möglich, ohne dass wertvolle Arbeitszeit aufgewendet werden muss. - Archivieren von PC - Dokumenten
Neben dem Speichern von eingescannten Papier Dokumenten können aber auch
Word (1), Excel (1),
PDF und viele weitere Dateiformate archiviert werden.
Auch diese Dokumente lassen sich dann mit der Suchfunktionen sekundenschnell wieder finden.
Ein aufwendiges Durchsuchen der Festplatte nach der Kalkulation des letzten Projektes
gehört dann der Vergangenheit an. - Platzersparnis
Durch die revisionssichere Archivierung ist es nicht mehr notwendig, einen Großteil der
Dokumente in Papierform aufzubewahren. Dadurch lassen sich schnell sperrige
Aktenschränke und sogar ganze Archivräume einsparen. Zusätzlicher Raum für die Archivierung
oder zeitaufwendiges Sortieren und Entsorgen von alten Akten ist nicht mehr notwendig. - Gleichzeitiger Zugriff
Da die Dokumente digital vorliegen, kann gleichzeitig von verschiedenen Mitarbeitern auf sie
zugegriffen werden. Ein aufwendiges Kopieren und Verteilen entfällt somit.
Anmerkungen und Hinweise können ebenfalls hinzugefügt werden und mit nur wenigen
Mausklicks zur Wiedervorlage weitergeleitet werden.
Wie Sie sehen, lässt sich durch den Einsatz eines Dokumenten Management Systems viel Zeit und
dadurch Geld einsparen. Aber auch der Wegfall von Archivräumen, die statt dessen für andere
Zwecke genutzt werden können, ist ein interessanter Aspekt.
(1)Microsoft, Word, Excel sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation.